English
Bahasa Indonesia
Pentingnya Peran Protokoler bagi Citra Organisasi
Lembaga, institusi, atau organisasi, adalah sebuah sistem. Prinsip utama dari suatu sistem adalah memiliki komponen atau unsur dan terdapat hubungan antarunsur tersebut. Untuk itu, diperlukan aturan agar hubungan antarunsur tersebut menjadi harmonis ketika seluruh unsur dipertemukan dalam satu kesempatan atau situasi tertentu. Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi Tata Tempat, Tata Upacara, dan Tata Penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan/atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan, atau masyarakat (UU No 8/1997 diperbarui UU No 9/2010).
Untuk tujuan strategis, peraturan keprotokolan disusun agar wibawa seorang pemimpin, suatu organisasi, atau negara tetap terjaga. Dengan adanya keprotokolan yang terselenggara sesuai aturan, citra pemimpin, organisasi, atau negara tersebut akan tetap baik di mata yang lain. “Jadi bukan berarti ingin lebih tinggi dari Tuhan, segalanya kok harus diatur-atur sedemikian rupa. Ini semata-mata untuk menjaga relasi,” papar Dr. Anwar Efendi, M.Si., dalam Pelatihan Protokoler bagi Dosen, Karyawan, dan Ormawa di Fakultas Ekonomi (FE) UNY, Jumat (4/3).
Bertempat di Ruang Aula FE UNY, Pelatihan Protokoler ini diikuti lebih dari 50 peserta yang terdiri dari dosen, karyawan, dan mahasiswa. “Kalau keprotokoleran ini dijalankan dengan baik, tentu sudah ada kesan baik yang ditinggalkan, dan tidak terlalu bermasalah ketika mengundang si pembicara lagi,” lanjut Kepala Kantor Humas, Promosi, dan Protokol (KHPP) UNY ini.
Sementara itu, dalam sambutannya, Dekan Dr. Sugiharsono, M.Si menuturkan, kegiatan ini sangat penting terutama karena para mahasiswa sering mengadakan seminar dengan pembicara penting. “Akhir-akhir ini mahasiswa makin berani mengundang narasumber sekelas menteri. Memang bagus, tetapi terkadang mereka lupa tidak melibatkan fakultas,” ungkapnya.
Dengan diadakan Pelatihan Protokoler ini, diharapkan mahasiswa makin paham bagaimana cara memperlakukan tamu. “Kami dari pihak fakultas juga akan siap membantu selama mahasiswa juga menjaga komunikasi. Jangan melangkah sendiri,” pesan Sugiharsono.
“Aturan protokoler menjelaskan hingga ke hal detail. Bahkan ketika (orang penting yang diundang) naik dan turun kendaraan pun ada aturannya,” ungkapnya. “Pada dasarnya, keprotokoleran itu mencakup lima aspek, yaitu Tata Upacara, Tata Ruang, Tata Tempat, Tata Warkat, dan Tata Busana. Tata Upacara mengatur seputar acara. Tata Ruang mengatur meja dan kursi bagi orang penting. Tata Tempat mencakup seputar tata penempatan orang-orang. Tata Warkat mengatur persuratan dan undangan. Sedangkan Tata Busana mengatur jenis pakaian dan atributnya,” tuturnya. (fadhli)